『外資系コンサルのスライド作成術』山口周｜資料は「作る」前に「言い切る」

スライドを作るとき、最初に手を動かすのはどこでしょうか。多くの人はエクセルを開いてグラフを描くところから始めます。ところが『外資系コンサルのスライド作成術』は、その順番こそが「誰にも刺さらない資料」を量産する元凶だと言い切ります。

著者の山口周は、電通からボストン コンサルティング グループ、A.T.カーニーへと渡り歩いた戦略コンサルタント。外資系ファームの現場で磨かれてきた資料作成の作法を、23の図解テクニックに落とし込んだのが本書です。

刊行は2012年ですが、「伝わる資料とは何か」という問いへの答えは古びていません。

編集部が惹かれたのは、この技術を著者が「生まれつきのセンスではなく、訓練で誰でも習得できる後天的なスキル」と断言している点です。明文化されたルールの集まりだから、真似すれば身につきます。センスの有無で片づけられがちな資料作成に、再現可能な地図を差し出してくれます。

メッセージが主、グラフは従

本書の主張を縮めると「メッセージが主、グラフやチャートは従」です。スライドの目的は、装飾を美しく仕上げることではありません。ビジネスのコミュニケーションを「より早く、より正確に、より少ない労力で」成立させることです。

だからまず何を言い切るかを決め、それを証明するためにグラフを従えます。この順序を絶対に守れ、と本書は繰り返します。

グラフから書き始めると、人は無意識に「グラフから言えること」をメッセージに書いてしまいます。すると主役であるはずのメッセージが、脇役のグラフに引きずられます。主客が逆転し、何が言いたいのか曖昧になり、結局ボツになります。BCGではこうした資料を「死にスライド」と呼ぶそうです。

正しい順番は逆になります。まず一番言いたいメッセージを100パーセント書き出し、次に出所を確定させ、最後にそれを証明するグラフを当てます。著者はこれを、東西から掘ったトンネルを真ん中でつなぐ「リバース エンジニアリング」に例えます。

言いたいことをトップダウンで構想しつつ、手元のデータから何が言えるかをボトムアップで詰め、真ん中で噛み合わせます。頭のなかだけで完結しない、往復運動の作業です。

著者自身のエピソードが示唆的です。20代の電通時代、コンペで連戦連敗していた相手・博報堂の提案書を7つほど入手して見比べたところ、博報堂の資料は1枚ごとに主張が明確に書かれ、電通の資料は分析タイトルだけでメッセージがなかったそうです。

その差が勝敗を分けていた、と痛烈に学んだと本書は書きます。順番の話は精神論ではなく、勝ち負けに直結する実務なのだと突きつけられます。

デザインの法則を「科学」で裏づける

円グラフを避ける理由はスティーブンスの冪法則で、色を減らす理由は情報理論で、レイアウトの原則はゲシュタルト心理学で説明されます。

「なんとなく良さそう」を一つずつ論理に置き換えていくので、読者は自分の資料でその効果を追体験しやすいです。

構成は4つのパートに分かれます。PART1はスライドを6要素（メッセージ、タイトル、グラフ、脚注、出所、ページ番号）に分解する基本編。なかでも出所はデータの信頼性を担保する唯一の拠り所で、後回しにすると忘れるから早く書けと念を押します。

PART2は実数値・構成比・指数値という数字の種類ごとに最適なグラフを選ぶ技術、PART3は数値化できない定性情報を縦横の軸で整理するチャートの技術。

そして最後のPART4が、盛り込みすぎた情報を引き算で削ぎ落とす編です。情報量と理解度の関係は富士山型で、多すぎるとノイズになって理解度が落ちます。

この山の頂点を狙え、というのが後半の核心になります。

本書の4つのパートは、スライドの基本要素からグラフ、定性情報のチャート、情報の引き算へと進みます。各パートで扱う技術を見ると、情報を図にするだけでなく、伝わる量まで削ることも資料作成の一部だと分かります。

言い切る勇気がアウトプットの質を決める

良いメッセージには3つの条件があります。1スライド1メッセージであること、言い切っていること、そして短いこと。短さの目安は30字程度、長くても60字以内。著者がサンプルにした約100枚のうち、9割は1行で足りていたそうです。

編集部がいちばん唸ったのは、真ん中の「言い切る」をめぐる論です。データをただ並べて「解釈はご自由に」という態度を、著者は摩擦を恐れて相手におもねる勇気のなさだと切り込みます。

「地域別の売上高推移」で止めず、「営業赤字でマイナス成長の店舗を閉鎖し、資源を他に振り向けるべき」まで踏み込みます。ポジションを取るとは逆の立場の人にあえて戦いを挑むことであり、勝とうと思うからこそ主張がシャープに研がれます。この緊張感こそがアウトプットの質を支える、というわけです。

面白いのは、メッセージを練る最初の段階ではMECEやピラミッド構造を「あえて忘れろ」と説く点です。構造化は反省の繰り返しであって、創造にはつながりません。

好きな人に気持ちを伝えるときMECEを気にしないのと同じで、まずは自由に書きなぐるほうが人の心を動かす表現が生まれます。ロジカルシンキングの定石をいったん脇に置くこの逆張りには賛否あるでしょうが、少なくとも「型から入ると熱量が死ぬ」という指摘には思い当たる節があります。

インクを減らすとメッセージが立つ

本書でもっとも独特なのが、このインクへの考え方です。出発点は「情報とは差異である」という認識。スライドの上では、紙の白とインクの黒が差異を作ります。だから線でも文字でも記号でも、インクを載せた瞬間に情報量が増え、それが読み手の処理コストになります。

そこで著者は通信理論のSN比、つまり信号と雑音の比率を持ち出します。伝えたいメッセージが信号で、補助目盛や重複した単位、派手な装飾が雑音。雑音を削るほど信号が際立ちます。

具体的には、補助目盛を消し、軸のあちこちに散らばる「億円」の重複を上に1つだけ残し、目盛りは3〜5程度に間引き、爆発マークやグラデーションを捨てます。

象徴的な例が、無駄なインクを整理した結果「開始から7倍に成長」という本質が浮き彫りになったグラフです。インク量はむしろ減ったのに、伝達力は強まっています。

著者はこの思想を航空機のコクピットに重ねます。かつてのボーイング747には130もの計器がありましたが、最新型ではグラス コクピット化でほとんど消えました。

「いつも、すべて」を並べるのではなく「いま、ここ」で必要な情報だけを出す。エグゼクティブに見せる資料も同じだ、という比喩です。足りないより多いほうが安心だという足し算の心理に、本書は真っ向から冷や水を浴びせてきます。

軸で気づきを生み、紙から始める

定性的な情報を無秩序に並べても、意図は伝わりません。そこに秩序を与える最強の構造が、縦と横の軸です。著者が引くのはメンデレーエフの周期表。元素を原子量と酸化数という縦横で整理したことで空いた升目に気づき、未発見の元素まで予言できました。

二次元に整理すると「足りない情報」が空白として浮かびます。これがマトリクスの効用です。軸の切り口に迷ったら、情報デザインの祖リチャード ワーマンの「5つの帽子掛け」、すなわちカテゴリー・時間・場所・五十音・連続量から、論点に一番近いものを選べばいいのです。

もう一つ実用的なのが「非冗長性のルール」です。

同じ単語が繰り返し現れるのは、レイアウトがまだ洗練されていないサインだそうです。

重複を左端や上部の軸に括り出せば、インク量が減り、構造がシャープになります。ただし著者はここで釘も刺します。いくら綺麗に整列していても、その並びに論理がなければ、無秩序に散らばっているのと同じです、と。

見た目の整然さと論理の秩序は別物です——この一線は、体裁だけ整えて満足しがちな私たちに効きます。

色については、世間のカラフル志向に真っ向から反対します。スライドは白と黒の2色で完成度を100パーセントに持っていけます。色を足すのはコントラストの赤なども含めて最大3色まで。

色そのものが差異、すなわち情報になって処理負荷を増やすうえ、色に頼ると構造を練り上げる技術が磨かれず、整理した気になってしまうからです。そしてレイアウトは、いきなりPCに向かいません。

「紙が先、パワーポイントが後」——最初からパワポを開くと、そのソフトで表現しやすい形に発想が縛られてしまいます。手を動かすデッサンが脳を活性化させるという主張で、作業時間の7割はメッセージとストーリー作りに割くのが理想とされます。

2012年の原則を、いまどう使うか

本書の応用力を象徴するのが、相手の認知に合わせて情報量を調整する発想です。著者はクリエイティブディレクター岡康道の言葉を引き、意外性と納得感の4象限を示します。

相手がすでに知っていて認識も正しい話は、新味がないので実行策の深さで勝負します。相手の誤解を覆す話には、強固なサポートデータが要ります。逆に「意外だが、言われてみれば納得」という象限は、ごく少ない情報量で瞬時に伝わります。

日本のビジネスパーソンは、相手が知っている情報を盛り込みすぎる傾向があるという指摘は耳が痛いです。同じ内容でも、聞き手の前提次第で最適な厚みは変わるのです。

その上で、本書には留保もあります。刊行は2012年で、紙に印刷して2分に1枚めくるスタイルが前提です。インタラクティブなダッシュボードやリモートの非同期コミュニケーションへの言及はありません。

そこは読者が原則を応用して補う必要があります。とはいえ核となる思想は、媒体が変わっても古びません。「どんな質問にも答えられる網羅的な資料」を生むのは、会議のアジェンダを絞らない文化のせいです——本書が突く組織レベルの病巣は、資料がデジタル化した今のほうがむしろ深刻に見えます。

読み終えて残るのは、資料作成が「足し算」ではなく「引き算」の技術だという転換です。人を動かすのは、盛り込んだ情報量ではなく、削って残った一点です。

凄腕のマネージャーが100枚のスライドをわずか5秒眺め、作者が内心で恐れていた1枚を言い当てたという逸話が本書には出てきます。その域には遠くとも、まずは次の資料で、パワポを閉じて紙とペンを持つところから始めたいと思います。

それだけでも、作るスライドの密度は確実に変わるはずです。