計画を立て、実行し、振り返って、改善する。PDCAはビジネスパーソンなら一度は耳にした基本で、「知っている」と流してしまう読者も少なくないでしょう。だが自分の仕事を思い返して、四つの工程をきちんと一周させた回数を数えられる人はどれほどいるでしょうか。
冨田和成さんの『鬼速PDCA』は、その「知っている」を疑うところから始まります。冨田さんは野村證券で最年少記録をいくつも打ち立て、のちに創業した株式会社ZUUを短期間で伸ばした人物です。
その原動力として語られるのが鬼速PDCAで、PDCAを単なる管理の道具として扱わず、前進を続けるための枠組みに据え直しています。
本書の主張を一言にすれば、緻密な計画、行動が目に浮かぶところまでの具体化、そして頻繁な検証を重ねることで、他人の約10倍の速さで成長できる、というものになります。
計画の精度を決める因数分解と三つの指標
PDCAの回転の速さは、計画の段階で目標をどこまで因数分解できるかで決まります。
本書はまず、PDCAをめぐる六つの思い込みを解きます。易しいもので、管理職の道具で、失敗は検証の甘さが原因で、課題解決専用で、改善すれば完了で、重い課題のときにだけ使えばよい。そうした見方を、本書はまとめて否定します。
そのうえで示される理解が、実はPDCAの5割は計画で決まる、という点です。改善の対象も、弱点の穴埋めに限りません。うまくいった要因を伸ばす案も含まれます。大きなPDCAの内側に小さなPDCAが入れ子になる、三層の構造をしているという整理も、ここで示されます。
計画が雑だと失敗する、というのは本書の一貫した立場です。「売上を上げる」「英語を勉強する」のような目標は、読んでも次の一手が決まりません。そこで著者が勧めるのが因数分解で、目標と現状の差をロジックツリーに展開し、5段目まで割っていきます。
たとえば営業成績を上げたい場合、まず新規開拓と既存顧客に分けます。新規開拓はメール、飛び込み、紹介に分かれます。割っていった先で、メールの返信率が平均より低いと分かれば、手を打つ場所が一点に決まります。
絞り込みの効きは、分解の深さで決まります。
多くの人は表面の課題で止まるので、凡庸なPDCAと鬼速PDCAの差は、ここで開くという話です。ただし分解の質は、分解する人の仮説に左右されます。
5段という深さが目安として具体的に示されている点に、編集部はまず試す価値があると見ます。
計画を行動まで落とす道具が、三つの指標です。
- KGI
- 最終目標。3か月後にTOEIC800点という例が挙がります
- KPI
- 結果の目標。単語の正解率80%がその例です
- KDI（Key Do Indicator）
- 行動の目標。1日5ページ暗記する、といったものを指します
このうち本書の独自色が出るのはKDIです。結果は外部の事情に左右されますが、行動は「やったか、やらなかったか」で自分が完全に決められます。だから結果が出ずに沈むかわりに、行動目標を果たしたかを問います。
売上が足りなかったと嘆くより、1日10件の電話をかけたかを確かめます。この発想の切り替えが、PDCAの回転を止めないための原動力になると本書は説きます。
検証は3日ごと、できた要因も洗う
検証は週2回、およそ3日おきに行い、できなかった理由だけでなくできた理由も洗います。
検証の頻度も鬼速の条件です。一般には週1回の振り返りが多いですが、著者の会社は週2回、およそ3日おきに半週ミーティングを開きます。問題が出てから1週間放っておけば、傷口は広がります。
3日ごとに軌道を直せば、小さなずれのうちに戻せます。空振りに終わる実行の回数を減らせる、というのが著者の理屈です。
もうひとつ見落としやすいのが、できなかった理由だけでなく、できた理由も分析する点です。振り返りというと弱点の洗い出しに偏りがちですが、成功の要因を言葉にして次の周期に入れ込めば、強みがさらに伸びます。
「実行するときは自信満々で。検証するときは疑心暗鬼で。」
この一文が、鬼速PDCAの気構えを表しています。実行に移るときは、情報が足りないかもしれない、失敗するかもしれないと尻込みしません。著者は、迷う前にまず動き、動いた先で課題を見つけろと言い切ります。
反対に、振り返りでは自分の思い込みを疑います。うまくいかなかったのは努力が足りなかったからだ、という精神論は、著者にとって典型的なPDCAの妨げです。
原因を精神面に置いた時点で、そこから先の思考が止まってしまうからです。構造に即して「なぜ」を繰り返し、本当の要因まで降りていくことが求められます。
検証の回数が増えれば、振り返りに使う時間も増えます。半週ごとの会議を負担にしないためには、確かめる項目を行動目標の達成可否に絞るのが現実的だと、編集部は考えます。
時間は捨てる順に空け、PDCAは階層で回す
時間は、捨てる、入れかえる、圧縮するの順に空け、PDCAは大中小の階層で入れ子にして回します。
PDCAを始めようとする人が最初に当たる壁は、新しいことをやる時間がない、という事情でしょう。著者の答えは、手を付ける順番にあります。
- 捨てるまず要らない行動を手放す
- 入れかえる重要度の低い業務を新しい行動と差し替える
- 圧縮するそれでも足りないときにだけ、定型作業を縮める
順番が肝心だと著者は言います。やる必要のない作業を速く片付けても時間は生まれないので、最初に圧縮へ飛びつくのは遠回りになります。本書によれば、毎日のルーチンを15分縮められれば、1年で約91時間の余裕が出ます。
階層構造の具体例として語られるのが、著者自身の新人時代の話です。野村證券の新入社員だった著者は、入社1年目で3年目までの社員のなかで1位になる、という大きな目標を置きました。
そのもとに、新規開拓200件や受付の突破率の向上といった小さなPDCAを並べ、毎日回し続けました。結果として、1〜2年目で3年目までの社員の中で大きく抜けた1位になったといいます。
人生の目標、仕事の目標、日々のタスクが、大中小のPDCAとして入れ子になっています。
鬼速が効く場面と、効きにくい場面
鬼速PDCAは、行動を数えやすい仕事で効き、そうでない場面では割り引いて読む必要があります。
ここからは編集部の留保です。本書は実用書として筋が通っていますが、読む側が割り引いて受け取りたい点が三つあります。
一つ目は、事例の舞台が偏っていること。紹介される実例は、野村證券での営業と、起業した会社の急成長が中心です。電話の件数や新規開拓の件数のように、行動を数えやすい仕事ではKDIがきれいに立ちます。
成果が出るまでに時間がかかる仕事や、行動を数に落としにくい仕事で同じ手順がどこまで通るのかは、本書の事例からは読み取れません。
二つ目は、10倍という速さの根拠が、基本的に著者自身の経験にあること。紹介された範囲では、この倍率を第三者の検証で裏づけた記述は見当たりません。説得力は強いですが、再現できる保証とは別の話です。
三つ目は、半週ミーティングのような頻度の高い検証が、チームでの運用を前提にしていると読めること。一人で回す場合、3日おきに疑心暗鬼の目で自分を問い直すのは、思いのほか骨が折れます。編集部は、一人のときは検証の相手を決めておくなど、疑う役割を外に置く工夫が要ると考えます。
また、精神論を「ストッパー」と呼んで退ける本書の言い切りは、構造に原因を求める姿勢としては有効ですが、疲労や意欲の波そのものを要因として扱う余地は小さいです。この点は、読者が自分の状況に合わせて補いたいです。
今日から試す三つの手順
目標を割り込んで、今週の作業をKDIの粒度まで具体化しましょう。
本書が勧める行動のなかから、始めやすい三つを挙げます。
一つ目は、目標を数値と期日に直し、行動目標まで割ること。痩せたいを「3か月後に体脂肪率20%未満」に、英語を頑張るを「6か月後にTOEIC800点」に変えます。
スケジュール帳に書き込めるほど具体的になれば、行動に移せます。
最初から完璧な分解を目指さず、まず一つの目標だけで試すのが入口として無理がありません。
二つ目は、今週うまくいった出来事を一つ選び、成功した理由を紙に書くこと。成功を「たまたま」で片付けると、強みは再利用できません。再現できる要因を拾えば、それが次の伸長案になります。
三つ目は、1週間の行動を書き出し、やる必要のないものを一つ決めること。惰性で続いている定例会議、誰も読まない報告書、目的のないメールの確認などが候補になります。すべてを効率化しようとせず、まずやめることから始めるのが、本書の順番です。
「前進を続ける人生のほうが絶対に楽しい」
本書の根にあるのは、この一文でしょう。PDCAを回すことで自信が育ち、自信があるからまた回せます。その循環を、速い回転で作ることが、本書の約束するゴールです。
目標は立てるのに計画倒れで終わる人や、忙しさに追われて肝心なことに時間を使えていない人が、最初の一周を回す入口として読むのに向いています。
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『目標達成の神業』読書メモ 計画の段階で欠かせない目標設定の技術を、さらに細かく扱った一冊。鬼速PDCAのKGIを置くときに、目標の立て方を点検する助けになります。
『行動科学が教える目標達成のルール』読書メモ やる気に頼らず、行動を仕組みで続ける方法を科学の面から解説します。KDIで決めた行動を習慣にしたいときに相性がよいです。
『ブチ抜く力』読書メモ 与沢翼さんが語る、最短で突き抜けるための思考法。10倍の速さで成長するという鬼速PDCAの気構えを、別の角度から補ってくれます。
