会議に座っている時間を、生涯分で足し上げるとどうなるのでしょうか。本書の冒頭は、約3万時間という数字を突きつけます。毎日10時間活動する前提なら、およそ8年です。生涯の労働時間を約7.5万時間と見れば、勤め人生活の4割が会議室で消える計算になります。
その時間が、課長の朗読を聞き流し、内職か居眠りで過ごし、何が決まったのかも分からないまま終わるものだったら。これは段取りの巧拙ではなく、人生の損失に近いです。実際、作中には会議の連続に耐えかねて辞めてしまう若者まで出てきます。
『世界で一番やさしい会議の教科書』を書いた榊巻亮さんは、「変革屋」を名乗る現役のコンサルタントです。会議を変えるために要るのは天才的な才覚でも難解な理論でもなく、始め方の小さな工夫だと主張します。
語り手は入社2年目の鈴川葵で、父から授かった技を翌日の職場で試していく物語になっています。司会の権限をもたない平社員が、どう場を動かすのか。その手順が具体的に描かれています。
全体は四つの段で組まれ、難度が少しずつ上がります。確認する、書く、隠れずに前へ出る、事前に設計する、の順です。主催者向けの会議術が多いなかで、一参加者の席から始める点が珍しく、仕切る立場にないから無関係、という逃げ道を塞いでいます。
物語の助けも大きく、葵が学び、翌日に試し、つまずき、また学ぶ循環のなかで、読者も一緒に段を上がる作りになっています。この「隠れファシリテーター」という発想は、偉い人の面子を傷つけずに場を導ける、日本の組織向きの現実解だと感じました。
席に座ったまま会議を変える「確認」のひと言
会議の終わりぎわに決定事項を確認するだけで、誰が何をやるかのずれは防げます。
最初の技は拍子抜けするほど軽いです。会議が終わる間際に、自分の理解で合っているかを確かめたいと断ったうえで、決定事項と今後の作業を読み上げて合否を尋ねるだけです。
要点は、やるべきことを誰が、いつまでに、何をするかの形まで言葉にさせる点にあります。時間がたつと、決定事項は薄れ、参加者それぞれの記憶がずれていきます。
作中では先輩の片澤さんが、営業部門へ連絡する役目が自分だと気づかないまま席を立ちます。終わりぎわの確認が一度あれば、防げた失敗でした。確認した内容は備忘録のメールにして関係者へ送ります。
そこまでやって、会議は放りっぱなしの集まりから抜け出します。
間違った内容を口にしたらどうするか、と不安になる人もいるでしょう。父の答えは明快で、誤っていても構わない、誰かが直してくれるのだから、というものです。訂正が入るなら、ずれはその場で直ります。確認という行為は、外れても役目を果たします。ここが巧みだと思いました。
新しい動きには「後にしてくれ」と止める声がつきものですが、著者はそれを自然の摂理と呼びます。笑顔で「すぐ終わります」と受け流して続け、効果が見えれば文句は消えるといいます。
「目的」より「終了条件」を尋ねる
終了条件を具体的に決めれば、参加者全員が同じゴールを思い描けます。
二つ目の技は、会議の入り口に関わります。目的は何かと問うと、返ってくるのは「議論すること」「情報共有」といった答えです。これは行為を述べているにすぎず、どこへ着地したいかが見えません。
そこで本書は問いの形を替えます。
「どうなったら会議終了！と言えるんでしょうか？」
たとえば「対応方法と担当者が決まった状態」と答えが出たとします。話が脇道に逸れても「終了条件に戻りましょう」と引き戻せるので、方向が自然にそろいます。
議題ごとに時間を区切る工夫もセットで使います。窮屈になりそうでいて、期限が細かいほど間に合わせようという意識が働き、生産性は上がるそうです。
葵の中学時代の話も印象に残ります。合唱部の部長だった彼女は、腕前は高くないのに聴く人を感動させる学校へ取材に出かけ、練習前に歌詞に沿った絵を描いて全員の目指す姿を揃えていたと知ります。終了条件を共有するとは、つまりこの絵を皆で持つことです。
書かずに話すのは、目隠しで将棋を指すようなもの
発言を書き出して全員に見える形にすると、議論は思考に力を回せます。
三つ目は、書きながら進行を助ける「スクライブ」です。
「何も書かずに議論するのは、目隠しして将棋するのと同じだ。」
人が一度に記憶できる言葉は7つ程度と言われます。書かない場では、参加者は先ほどの発言を覚えておくだけで頭を使い果たし、肝心の思考に力が回りません。発言を書き出せば、全員が同じ盤面を眺めて議論できます。
書き分けのルールは簡単です。発言を「意見」「論点（問）」「決定事項（結）」に分類します。それだけで、いま何を話しているのかが見え、すれ違いが減ります。
意外なのは、要約するなという指示です。下手にまとめると手間がかかるうえ、そういう意味ではないと反発を招きます。発言はそのまま、記号や略字で縮めて写します。
図も絵も要らず、黒と赤の2色のゴシック体で足ります。
ホワイトボードの前に立つのが気恥ずかしければ、手元のA3用紙に大きく書き、隣の席の人に見せながら話せばいいのです。この小さな段差の用意が、教科書のやさしさです。
さらに鋭いのは、書き手の腕と関係なく書きづらい議論が存在するという指摘です。書けない原因は、書く人でなく議論の乱れにあります。だから肝心なのは、書きやすくなるよう議論の流れを整えることです。
議事録で苦労した人には刺さるでしょう。
議論が噛み合わないのは、立つ階層がずれているから
会議が荒れるのは、参加者がそれぞれ別の階層で話しているからです。
物語の山場では、葵の会社に事件が起きます。専門誌の顧客満足度調査で、毎年10位前後だった評価が50位以下へ急落し、常務が激怒、コールセンターは解体の危機に陥ります。
この課題解決の会議で登場するのが、課題解決の五階層です。議論の段は、事象、問題、原因、施策、効果の順に並びます。原因がつかめていないうちに施策を語り出す人がいると、場はたちまち混乱します。
そんなときは「まず事象や原因を掘りませんか」と下の階層へ戻します。葵はこの方法で、満足度が落ちた要因を特定していきます。
第4章には、前に立って整理するための技も並びます。意見をまず出し尽くす「発散」を経てから、優先順位をつけて絞る「収束」へ移ります。曖昧な語尾も見逃さず、質問なのか意見なのか提案なのかを言い切ってもらいます。
黙っている人にも話を振ります。発言のない人から納得を得なければ、会議の結論は腹に落ちないからです。ファシリテーターの中立にも現実的な見方を示し、企業内で完全な中立は難しいので意見を述べてよく、ただし意見を言う自分と場を促す自分を切り替えるべきだとします。
最後の技は、会議が始まる前に決まる勝負、つまり事前準備のPrepです。進め方を考えるような本質的な準備は、実際にはほとんど行われていない、と著者は見ます。揃えるのは「4つのP」です。
- Purpose（目的と終了条件）は、どうなれば終われるのか。
- Process（進め方）は、ゴールから逆算してどの順で話すか。
- People（参加者）は、ゴールに届くために必要な人は誰か。
- Property（装備）は、場所や機材といった道具立てである。
参加者の選び方が面白いです。念のため呼ぶのは禁物で、不要な出席者は内職や無関心で場を冷やします。物差しは、その人がいないと何が困るか、の一点です。困らないなら呼びません。
準備の効果は数字でも示されます。準備せずに10人で4時間の会議を開けば、費やす労働時間は合わせて40時間になります。1人が2時間かけて準備し、会議が2時間で終わるなら、合計は22時間で済みます。
ただし1人で30時間も準備する「お膳立て会議」では、結局40時間かかってしまいます。準備は大切ですが、かけすぎも失敗というわけです。参加者がどこで引っかかり、何に不満を抱くかを前もって想像してから進行を組む、という勧めも添えられています。
読み手として留保したい点が二つあります。一つは、物語の中で先輩や他部署が比較的協力的で、壁が滑らかに外れていくことです。極端に硬直した職場や権威的な上司が相手なら、一段上の工夫がいるはずだと感じました。
もう一つは、あくまで物語仕立てなので、実際の会議で同じように運ぶとは限らない点です。それでも最初の一歩の解像度は高いです。著者の会社が、ノウハウを顧客に公開して自走を促す姿勢を貫いてきたという背景も、具体性の裏づけになっています。
明日からの三段階
まず明日の会議で確認の一言を発し、段階を踏んで会議の設計まで進めましょう。
本書は行動を、時間軸に沿って整理しています。
1. 明日は確認する 参加する会議の終わる5分ほど前に、決定事項とこれからの作業を確かめさせてほしいと声に出します。内容は備忘録のメールにして関係者に送ります。
2. 来週は時間を仕切り、書く 会議の冒頭で、何が決まれば終われるかと時間配分を確かめます。手元のA3用紙に意見と問と結を書き分け、隣の人と共有します。
3. 来月以降は会議を設計する 自分が開く会議では、4つのPを埋めたシートを用意します。参加者の疑問と不満を先に想像するのも忘れません。
一度に全部を試す必要はありません。葵も「確認」から始め、最終的には入社2年目としては異例の抜擢で、全社プロジェクトを任されるまでになりました。
読み終えて残ったのは、技よりも葵の台詞でした。一歩を踏み出すには一瞬の勇気が要りますが、踏み出さなければ一生我慢することになる、という趣旨です。
会議への不満は誰でも口にできます。3万時間を取り戻す動きは、「確認していいですか」のひと言から始まります。司会でも管理職でもない一参加者のままで、最初の一人になれます。
合わせて読みたい
『その場で言語化できるメモ』佐野雅代 本書のスクライブを個人のメモ術に置き換えるなら、この一冊が手頃です。A3用紙を会議で広げる勇気がまだ出ない人は、自分のノートで書いて考える型を作るところから始められます。
『1分で話せ』伊藤羊一 会議で発言する側の技を磨きたい人向けです。本書が求める言い切る姿勢を自分の発言で試すのに向いており、結論から話す型は終了条件の設計とも噛み合います。
『チームが機能するとはどういうことか』エイミー・C・エドモンドソン 間違いを恐れず確認するには、発言しても安全な場が土台になります。心理的安全性の研究者が、学び続けるチームの条件を解き明かした本格派の一冊です。
