会議で発言したあとに、「で、結局何が言いたいの？」と返されます。順を追って丁寧に話したつもりなのに、相手の表情は晴れません。山口拓朗さんの本書は、この空振りの原因が説明の足りなさにあるわけではない、という指摘から始まります。
著者の見立てでは、伝わる人は話す前に手元の情報のおよそ9割を手放しています。残りの1割は、聞き手に「死んでもこれだけは言っておく！」と宣言できる唯一のポイントになります。この一点をどう見つけ、どう残すかを、本書は収集、整理、伝達の3ステップで組み立てています。
学校の要約と、仕事の要約は別物だ
仕事の要約は、文章をまんべんなく縮めることではなく、相手と目的に合わせて核心を一つに絞ることです。
学校で習った要約は、文章全体をまんべんなく短くする作業でした。本書が求める要約はそれとは性格が違い、伝える目的と相手に合わせて、そのつど形を変えます。著者の定義は次のとおりです。
「要約力」とは、情報のポイントをつかみ、場面に応じて、簡潔かつ論理的にアウトプットする能力のことです。
その行き着く先が、核心を一つに絞ることです。「どんな人ですか」と聞かれて、明るい、お酒が好き、家族も大切、と思いついた順に並べる人がいます。これに対して「目標達成型の人間です」と一言で言い切る人のほうが、相手の記憶に残ります。
前者は情報として間違っていないが、聞き手には「で、どんな人なのか」という問いが残ります。後者は一語で像を結ぶので、聞き手が自分の中で補う手間がありません。この差は、話し手がどれだけ取捨選択を済ませてから口を開いたかの差です。
なぜ後者は捨てられるのか。著者は、要約力の高い人には「これさえ伝われば理解してもらえる」という確信があるからだと説明します。何でも話したがる人は、要点をつかめていない不安を言葉の量で埋めている、という見方です。
もう一つ見落とせないのは、要点のない話が相手の時間を奪うという視点です。聞き手の持ち時間は、その人の人生の一部です。だから要約は、話し手から聞き手への気遣いにもなります。
編集部はこの捉え方が、本書を単なる話し方の技術書で終わらせない芯だと読みました。話が長いと感じたことがある人は、自分が聞き手に回ったときの苛立ちを思い出せば、この指摘が重く響くはずです。
要約はインプットの段階から始まっている
要約は、話す前の情報を集める段階から始まっています。
三つのステップに分けて語られる利点は、自分のつまずきを切り分けられることにあります。話が伝わらないとき、原因は材料が集まっていないのか、集めた材料を整理できていないのか、整理はできたのに順番や言い方が悪いのか。
どこで詰まっているかが分かれば、直す場所も一つに絞れます。何となく話し方を磨くよりも、はるかに効率がよいです。
話し方の本は伝達の技術から入ることが多いが、本書は情報を集める段階から要約が始まると考えます。まず張るのが「情報収集アンテナ」です。屋上緑化のメリットやコストのように、知りたいテーマを意識に置いておくと、日常のあちこちから関連情報が目に入ってきます。
集めるときの落とし穴は、認知バイアス、つまり思い込みです。これを外すために著者が挙げるのがメタ認知力で、自分の思考や行動を一歩引いて眺める力のことです。
質問の道具としては、「なぜ」で根拠を掘り、「もし」で少し先を想定します。計画を実行した場合の費用を事前に自問しておけば、リスクの手前で気づけます。
収集の段階を丁寧に扱う理由は単純で、材料が偏っていれば、どれだけ上手に捨てても要点が歪むからです。入口の質が出口の質を決める、という構図を本書は崩しません。
集める対象は言葉だけではありません。要約といえば文章や発言を縮めることだと思いがちだが、本書の守備範囲はそれより広いです。相手の表情や声のトーン、その場の空気といった非言語の情報も、ビジネスでは立派な要約の素材になります。
商談の最中に相手の顔が曇ったのを見て、説明の方向を変えます。この動きも要約の一部だと本書は扱います。
基礎体力として挙がるのが、抽象と具体の往復です。具体を抽象へ引き上げられれば複数の情報を一言にまとめられ、抽象を具体へ降ろせれば相手の理解に合わせた例を出せます。
「インターネット」から「SNS」を経て「Twitter」へ降ります。「鮭」や「鯛」から「魚」へ昇ります。この上り下りが普段から身についていないと、集めた情報を頭の中で分類できません。
束ねて、順位をつけて、捨てる
核心が先に決まっているから、残りを迷わず捨てられます。
集めた情報は、放っておいても要約になりません。整理の中心は二つあり、似たもの同士をグループにまとめることと、伝える相手にとっての優先順位をつけることです。順位は、話し終えたあとに相手にどう動いてほしいかを先に描き、そこから決めます。
本書の具体例は、渋谷区のカフェが、プリンターの不調をメーカーに伝える場面です。4色のカートリッジをすべて交換し、クリーニングも済ませたが、文字はかすれ、1センチ幅の線が出ます。
今夜19時までに、難しければ翌朝9時までに来てほしい、という依頼です。電話を受けた担当者は、情報を「機種」「症状」「試したこと」「要望」の四つの箱に振り分け、修理部署が判断に使う順に並べて伝えました。
だから話は一度で通りました。
逆の失敗例が、部下の堀さんの出張報告です。大阪出張の話をくどい前置きから始めてしまい、上司の辻課長を呆れさせました。伝えるべきだったのは、BコーポレーションとC商事がプレゼンの場を設定してくれたこと、A社に商品データを送ること、の二点だけで足りました。
前置きの長さと、相手が受け取る情報量は比例しません。むしろ前置きが長いほど、肝心の二点は埋もれていきます。
ここで効いてくるのが、冒頭の「これだけは言っておく」です。捨てる作業は度胸の問題に見えるかもしれません。
本書の立場では、基準が先にあるかどうかの問題です。基準のない状態で削ろうとすると、どの情報も惜しく思えて手が止まります。
幹、枝、葉の順に並べる
整理した情報も、順番を誤ると届きません。
基本は「幹、枝、葉」です。
- 幹
- 全体像と結論
- 枝
- 理由と根拠
- 葉
- 具体例と詳細
本書の例では、「マンションを買う」「銀行ローンが通った」という幹を最初に示し、理由、細部へと肉付けしていきます。
細かい葉から話し始めると、聞き手は全体のどこを聞いているのかを見失います。
この順番を型にしたのが「用件と結論を先に置く型」です。冒頭で用件と結論の二つを告げると、相手は話の輪郭をつかめます。ランチの誘いでも使えます。「今日のランチだけど、駅前の定食屋に行かない？ オープン記念で全品500円らしい」と、結論を先に出してから理由を足します。
伝えたいことが複数あるなら、「ポイントは3つあります」と先に宣言する列挙型が向きます。最初に数が示されると、聞き手は話の終わりまでの見通しを持てるので、途中で迷子になりにくいです。
本書はこの効果を、理解度が大きく変わる工夫として挙げています。さらに数字や固有名詞を添えると曖昧さが消えます。「なるべく早く」を「6月3日の正午まで」に、「少し」を「20分ほど」に替えるだけで、相手は動きやすくなります。
ただし本書は、型だけでは足りないとも釘を刺します。要約の型を完璧にこなしても、話し手のエネルギーが低ければ相手の心には響きません。小手先の技術では埋められない土台がある、という立場です。
話す内容への愛、届ける相手への愛、届けたいという情熱は、思っている以上に相手へ伝わっている、という趣旨の言葉が最後に置かれています。
話す内容への「愛」と、それを届ける相手への「愛」、そして、相手にそれを届けたいという「情熱」は、私たちが思っている以上に、相手に伝わっています。
編集部には、読む際に頭に置いておきたい留保が三つありました。一つ目は、核心を見抜く力の問題です。9割を捨てる判断には、メタ認知力や洞察力が要ります。本書自身も、これらが経験に左右され、すぐには身につかないと認めています。
型を真似るのは今日からでもできるが、何を残すかの目利きは別の鍛錬になります。
二つ目は、紹介されている事例の偏りです。プリンターの修理依頼、出張報告、ランチの誘いなど、扱われるのは短い連絡や報告の場面が中心です。長い文書や、利害の対立する交渉のような場面で同じ捨て方が通用するかは、本書の範囲からは読み取れません。
三つ目は、結論を先に言う型の限界です。ランチの例のように、結論が相手にとって歓迎される話なら通りやすいです。聞き手が身構える内容のとき、結論を先に出すと反発を招くかもしれないが、その場合の扱いは本書が語っていないところです。
編集部の読みでは、そうした場面こそ、相手の理想の反応から逆算する整理の出番になります。
明日から試す三つの練習
次の報告では、口を開く前に結論をひとつ決めてみましょう。
本書の実践は、道具が要らない小さな練習に落とし込めます。
1. 報告の前に、相手がいま一番知りたいことを一行書く 会議や報告に入る前に、上司や顧客がいちばん知りたいこと、困っていることをメモに一行で書きます。書いた一行を起点に、話す内容を一つに絞ります。思いついた順にしゃべってしまう癖への歯止めになります。
2. 連絡の冒頭を「〇〇の件です。結論は〜」で始める 業務連絡の出だしを、用件と結論を先に置く型に固定します。結論を最後に取っておく癖をやめるだけで、相手の理解は速くなります。
3. その日の出来事を140字にまとめる 映画の感想でも読んだ本でも、その日の学びでもよいです。140字に収めながら、いちばん言いたい一点を決めます。全部を入れようとすると捨てる練習にならないので、削る側に倒すのがコツです。
丁寧さを言葉数で示してきた人ほど、最初は物足りなく感じるでしょう。その物足りなさは、核心だけを渡せている証拠だと受け止めたいです。試す価値は十分にあります。
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『超・箇条書き』杉野幹人 短く伝えることを武器に変える一冊。本書の「9割を捨てる」考え方を、箇条書きという目に見える形に落とし込みたい読者に向きます。
『伝える力』池上彰 「わかったつもり」こそ最も伝わらない、という視点に立つ本。本書が勧める、相手の求めるものから組み立てる姿勢を、もう一段広げてくれます。
『雑談の一流、二流、三流』桐生稔 沈黙を怖がる人ほど話しすぎる、という指摘が光ります。話しすぎは相手の時間を奪うという本書の論点と、同じ地点で響き合います。
