『超・箇条書き』杉野幹人｜「短く伝える」が最強の武器になる理由

懸命に書いたメールが読まれません。丁寧に作った資料を出したら「結局、何が言いたいの」と返されます。心当たりのある人は多いはずです。

杉野幹人さんの本書は、その原因を文章力の不足に求めません。情報を伝えているつもりで、実は相手に処理を丸投げしていたのだ、と指摘します。箇条書きを文章の小技としてでなく、人を動かすための情報処理の技術として位置づけ直した一冊です。

箇条書きは、相手の頭を軽くするおもてなし

これが本書の主張を短く言い直したものです。

著者は外資系のコンサルティングファームと、欧州経営大学院のINSEADで経験を積みました。そこで身にしみたのは、箇条書きにできない人は思考が曖昧だとみなされる、という現実だったといいます。

背景には、情報が人の処理能力を超えて溢れる時代の変化があります。長く伝えることの価値は下がり、短く魅力的に伝えることの価値が上がりました。その変化に応える道具が箇条書きだ、というのが本書の立場です。

この主張を一枚の絵にしているのが料理のたとえです。続けて書かれたベタ書きの文章は、調理前の生肉を渡して「あとは自分で焼いて食べてください」と言っているのに等しいといいます。箇条書きは、シェフが仕上げた料理を出すことにあたります。相手は食べるだけでよいのです。

牛丼の魅力を伝える比較が分かりやすいでしょう。ベタ書きでは253文字かかった説明が、箇条書きでは安い、速い、美味いの三点で27文字に収まります。文字数は約10分の1です。

コンサルタントが要点を三つにまとめるのは、見栄えのためではなく、忙しい相手の時間を一秒も奪わないための気づかいなのだと分かります。

構造化に紙幅を割く三段構え

本書の論理は、なぜ箇条書きが強いのかを示し、次に単なる羅列をどう磨くかを示す順で進みます。磨き方が三つの要素に分かれます。

構造化

全体像を一瞬で理解させる

物語化

最後まで関心を保たせる

メッセージ化

行動を促す

分量が割かれているのは構造化です。自動詞と他動詞の使い分け、直列と並列による時間軸の整理、ガバニングといった技術が並び、体言止めの禁止や形容詞の数値化のような言葉の変換術へと続きます。

抽象論に終わらず、読んだ当日に使えるところまで落とし込まれている点が、この本の取り柄です。ジョブズの演説、牛丼の比較、子どもの言い訳といった身近な事例が理解を支えます。

構造化の中心にあるのは、情報のレベル感を整えることです。幹と枝を分け、同じ階層には同じ重さの情報を並べます。新入社員の報告を例にとると、要因がばらばらに並んだ五行の羅列を、「三つの問題点が議論された」と「二つの対応が決まった」という二つの枠の下に束ねます。

枠組みが見えるだけで、情報の染み込み方が大きく変わります。

並べ方にも規律があります。直列型は、問題の発生から解決策、結果へと時間が流れる構造で、プロセスの説明や戦略の道筋に向きます。並列型は、問題点の一覧や解決策の候補のように時間の流れを持たない構造です。

いけないのは両者を混ぜることです。ハンバーグがある(状態)、サラダを作る(行為)、スープがある(状態)を同じ列に置けば、読み手の頭は混乱します。

この余計な認知の負担を取り除くことが、構造化の狙いです。

動詞を言い切ると、責任の所在が見える

本書でいちばん膝を打つのは、動詞の選び方の話でしょう。「コップが落ちた」と「コップを落とした」は、事実こそ同じでも印象が違います。自動詞は現象だけを伝えて責任をぼかします。

子どもが言い訳をするとき「コップが落ちた」と言うのは、自分の行為から焦点を逸らす防御反応です。他動詞は、誰が何をしたのかを明らかにします。

仕事に移せば、「スタッフが増える」では、誰が何のために増やすのかが分かりません。「マーケティング部がスタッフを貸し出す」と書いた瞬間に、主語と行為と目的が揃います。

小さな言葉の選択が、報告書の質を左右するというわけです。「増える」と書くと、誰も動いていないように読めます。

「貸し出す」と書けば、動いた人の名前が先に立ちます。報告を受ける側は、確認の質問を一つ減らせます。

体言止めへの批判も鋭いものです。「コストの低下」という一見簡潔な語を、著者は思考停止の産物だと断じます。四文字の中に、下がった、下げた、下がっている、下げている、下がる、下げると決めた、といった六つ以上の意味が混ざっているからです。

いつのことで、誰がやったのかを書き手が考えるのをやめ、解釈を読み手に預けています。これも生肉を渡す行為にほかなりません。書き手が考える手間を惜しんだ分だけ、読み手の側で解釈の幅が生じ、人によって受け取りがずれます。

売上が前年比で増加している、と、売上を前年比120パーセントまで引き上げた、とでは、意味がまるで違います。そこで本書は体言止めを原則禁止にし、動詞を最後まで使い切るよう求めます。

「3つ話します」と、読み手の文脈に寄せる工夫

構造を整えるだけでは、まだ半分です。冒頭の宣言について、著者はガバニングと呼びます。

スティーブ・ジョブズがスタンフォード大学の卒業式で、今日は人生から三つの話をします、それだけです、と切り出した場面が例に引かれます。

ポイントは三つあると先に告げると、聞き手の頭に引き出しができ、脳が整理の態勢に入ります。終わりが見えない話ほど、聞き手に負担をかけるものはありません。とくにメールは隙間時間に読まれるため、冒頭の宣言がなければ後回しにされます。

「2点の報告と、2点のご相談があります」

この一行で、メールの読まれ方が変わります。受け手は、全部で四つの話が来ると分かるので、読み終えるまでの見通しを持てます。

物語化では、読み手に自分のための話だと感じさせることが要になります。例として出るのがINSEADのMBA採用で、画一的な履歴書よりも、箇条書きで自分の売りをフックとして示す手法が評価されるといいます。

ここで著者は、数学的なMECEに固執することを否定します。専門家が重んじるべきは、読み手の関心に沿って情報を際立たせる相対的なMECEです。あえて網羅性を崩して山場を作り、最後まで引き込む流れを優先します。

物語化の発想を職場に置き直すと、同じ報告でも相手によって見せる山場が変わる、ということになります。上司には決めてほしい点を、同僚には自分が手伝える点を前に出します。

全員に同じ地図を渡すより、相手の関心に合わせて道筋を引くほうが読まれます。

メッセージ化は、スタンスを取って行動へ導く段階です。検討を行う、調整を進める、といった言い回しには、結局何をするのかが見えません。

言い切る勇気を持て、と本書は促します。ソニーの「開発18か条」のように、AよりBと否定を使って退路を断つ手もあります。そして形容詞や副詞を数字に変えます。

非常に高い売上成長を前年比150パーセントに、迅速に報告せよを1時間以内に直せば、数字が解釈のずれをなくす共通の言語になります。

切れすぎる刃物を、どこで抜くか

ここで読む側の割引を示しておきます。本書は外資系のコンサルティングの現場で磨かれた技術であり、著者自身も、日本には意見と人格を同一視する文化があると認めています。

率直すぎる箇条書きは攻撃的に映る危険があり、責任をぼかすベタ書きや自動詞の多用は、日本的な気づかいの一面でもあります。技術は信頼関係と文脈を見極めて振るう、鋭利な刃物として扱うのがよいでしょう。

もう一点、編集部の目から見ると、牛丼の比較のように、短く言い切れる題材では効果が鮮やかに出ます。一方、どうしても留保や条件を重ねて書かざるを得ない場面で、要点を三つにまとめる型がどこまで通用するかは、本書だけでは見えません。

なお、先の新入社員の報告は、整理前の五つの情報を一つも足さず、三つの問題点と二つの対応に並べ替えただけです。変わったのは、「増える」を「マーケティング部が貸し出す」と他動詞にして主語を補った点くらいで、効果は内容の編集でなく型から来ています。

使い始めるなら、四つの手がかりがあります。どれも道具が要らず、今日の仕事の中ですぐ試せます。ベタ書きをやめ、思考をそのまま書き連ねる前に、最初から箇条書きとして出すこと。

他動詞を自分に強いて、誰が何をするのかを問うこと。メールの冒頭にポイントの数を宣言すること。形容詞を数字へ置き換えること。

まず今日のメールの冒頭に「ポイントは○点です」と書いてみてください。全部を一度にやる必要はなく、一つ試すだけで反応が変わります。短く伝えるのは手抜きではなく、相手のために自分が考え抜くことです。メールが長いと言われた人や、プレゼン資料の文字が多すぎる自覚がある人、報告のたびに結論を問われる人には、丁寧に書くことと分かりやすく書くことが別のスキルだと気づかせてくれる一冊です。

合わせて読みたい

『1分で話せ』伊藤羊一 結論、根拠、具体例の順で組むピラミッド構造を叩き込む本です。箇条書きで磨いた構造化を、口頭のプレゼンに広げたいときの相棒になります。

『ロジカル・プレゼンテーション』高田貴久 整理した情報で、どう相手を納得させるか。論理的な提案の組み立てを体系的に学べます。

『ゼロ秒思考』赤羽雄二 箇条書きの前段として、頭の中を素早く整理する訓練法を紹介しています。A4のメモ書きで思考の瞬発力を鍛えると、構造化の速度も上がります。