簡単な仕事から片づけると、長い目では遅くなる
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朝、ToDoリストから5分で終わるものを3つ選んで消す。気分がいいので、昼までにさらに4件片づける。
ところが夕方になっても、いちばん重い企画書には手がついていません。
この順番は、多くの人にとって合理的に見えます。片づけた件数は確かに増えているからです。救急医の6年分の診療記録を調べた研究は、この順番が、測り方を変えると成果を減らし、長い目では仕事を遅くすることを示しました。
件数で数えるかぎり、簡単な仕事は得に見える
簡単な仕事を先に選ぶ癖は、片づけた件数で測るかぎり、成果を上げているように見えます。
エモリー大学のディワス・KC氏らの研究チームは、米国東海岸の都市部にある病院の救急部門で、6年分、23万件を超える受診記録を分析しました（Management Science、2020年）。
この救急部門では、医師が待合の患者リストを見て、次に診る患者を自分で選びます。研究チームは重症度の指標（5段階のESI）を使い、重い1〜2を「難しい」、3〜5を「簡単」と分けました。
分かったのは、多くの人の実感に近いことでした。
- 忙しさ
- 受け持ち中の患者が1人増えるごとに、軽症の患者を選ぶオッズが約8%上がる
- 疲れ
- そのシフトで退院させた患者が1人増えるごとに、軽症を選ぶオッズが約5%上がる
- 人数
- 軽症を多く選んだシフトほど、診た患者の人数は多い
忙しく、疲れているときほど、すぐ終わる仕事に手が伸びる。そして人数で数えれば、その選び方は正解に見えます。
難しさで重みをつけると、成績は逆転する
仕事の難しさで重みをつけて数え直すと、軽症を多く選んだシフトほど、こなした仕事の総量は少なくなっていました。
研究チームが使ったのは、RVU（相対価値単位）という指標です。米国の医療で診療報酬の計算に使われる点数で、手間のかかる診療ほど高くなります。
人数では増えていた成果が、RVUの合計で見ると減っていた。軽症の患者は早く終わる一方で、1人あたりの仕事量も小さいからです。
著者らは考察で、簡単な患者を選ぶ医師は、難しい患者を診る同僚より多くの人数を退院させるので、自分の生産性が上がったと「だまされる」おそれがある、と書いています。
この構造は、病院の外にもあります。
たとえば、問い合わせメール20件への返信と、仕様の論点を1つ詰め切る作業。前者なら夕方に「20件対応しました」と報告できますが、後者は「1件進みました」としか書けません。件数で自分を採点するかぎり、前者を選ぶほうが得に見えてしまいます。
難しい仕事の経験が、次の仕事を速くする
長い目で見ると、難しい患者を多く経験した医師ほど、その後の診療が速くなり、1人あたりの仕事量も増えていました。
医師は経験を積むほど、患者1人にかかる時間が短くなっていきます。研究チームが調べると、この短縮は、経験のうち難しい症例が占める割合が高いほど大きくなっていました。1人あたりのRVUも同じ傾向でした。
簡単な仕事は、すでにできることの繰り返しです。難しい仕事には、まだできないことが含まれています。学ぶ材料が入っているのは、たいてい後者のほうです。
たとえば、見積もりの作成はいつも先輩に回してもらい、自分は定型の発注処理を引き受け続ける人がいたとします。毎日の処理件数は多く、仕事も速く見えます。
けれど1年後に先輩が異動すると、この人は見積もりを一から覚えることになります。同じ1年で見積もりを引き受けてきた同僚がいれば、そこで差がつきます。件数の差は毎日見えますが、この差は、担当が変わったときに初めて表に出ます。
別の現場でも、近い結果が出ています。マリア・イバネス氏らの研究チームは、放射線科医による240万件の画像診断を分析しました（Management Science、2018年）。医師が指定された順番を外れて自分で並べ替えると生産性が下がり、なかでも早く終わりそうな仕事を優先する並べ替えで、下がり方が大きかったと報告しています。
ただし、限界もあります。KC氏らの分析は1つの病院のデータで、医師に患者をくじで割り当てた実験ではありません。診療の質も測れていません。著者ら自身、いつも難しい仕事を選ぶのが最適とは限らない、とも書いています。
言えるのは、簡単な仕事を選び続けると、学ぶ機会が気づかないうちに減っていく、というところまでです。
「楽にやる」と「楽なほうへ逃げる」は別物
ラクに速く働くための本が勧めているのは、難しい仕事を簡単にすることで、簡単な仕事へ逃げることではありません。
石川和男さんの『仕事が速い人は、「これ」しかやらない』は、ラクして速く成果を出すための本です。その本が要注意として挙げるのが「好楽円（こうらくえん）な仕事」でした。セミナー講師の箱田忠昭さんの言葉で、好きな仕事、楽な仕事、円滑に進む仕事を指します。
気の向くままにこれらを先に片づけると、集中力が切れた時間帯に、嫌いな仕事や面倒な仕事が残る、と石川さんは書きます。
救急医のデータと合わせると、悪循環が見えてきます。
グレッグ・マキューン氏の『エフォートレス思考』も、楽をすることを勧める本です。ただ、その中心にあるのは、本質的なことが簡単になり、瑣末なことが難しくなったら何が起こるか、という問いでした。手間を減らす対象は、本質的な仕事のほうです。
同じ「楽をする」でも、向きが逆なんです。重要な仕事の手間を削るのがエフォートレスで、重要な仕事を避けて手軽な仕事を増やすのは、楽なほうへの逃げです。
簡単な仕事は「助走」に回し、量に上限をつける
対策は、簡単な仕事を禁止することより、置き場所と量を先に決めておくことです。
誤解：簡単な仕事を先に片づければ、頭が空いて難しい仕事に集中できる → 救急医のデータでは、疲れるほど簡単な仕事を選ぶ傾向が強まりました。後回しにするほど、難しい仕事は選ばれにくくなります。
正しいアプローチ：簡単な仕事は、時間を区切って助走に使う → 石川さんも、朝いちばんに重い仕事へ飛び込むことは勧めていません。手帳の確認や短いメール返信など、5分程度のルーティンで仕事モードに切り替えてから、重要な仕事に移るやり方です。
明日から試せるのは、次の3つです。
- 助走は5分まで
- 始業直後の簡単な仕事はタイマーで5分に区切り、延長しない
- 難しい仕事を、完了の印がつく大きさに砕く
- 石川さんの「アイスピック仕事術」は、決算のような重い仕事を「昨年の決算書をコピーする」といった小さな作業に分けます
- 忙しいときの選び方を、暇なうちに決める
- たとえば「次の1件は、リストで一番重い仕事の一部から取る」と決めておく
2つ目と3つ目は、KC氏らも管理者向けの提案に挙げています。難しい仕事を、完了の目印がはっきりした部品に分けること。忙しいときのタスクの選び方を、あらかじめ指示しておくことです。
砕いた難しい仕事の一部は、それ自体が「すぐ終わる仕事」になります。片づけた手応えは残したまま、学ぶ材料のある仕事に手をつけられます。
おわりに
今日片づけた件数は、その日のうちに見えます。難しい仕事から学んだ分は、何か月もたってから、仕事の速さとして返ってきます。
見えやすいほうだけで自分を採点すると、見えにくいほうが毎日少しずつ削られていきます。
たとえば今日の終わりに、片づけた件数の横へ、難しい仕事に触れた時間を書き足してみてください。
この記事で参考にした本
『仕事が速い人は、「これ」しかやらない ラクして速く成果を出す「7つの原則」』石川和男 → 好楽円な仕事への注意、5分の助走、重い仕事を砕くアイスピック仕事術。簡単な仕事の置き場所を決める手がかりになった一冊。
『エフォートレス思考 努力を最小化して成果を最大化する』グレッグ・マキューン → 楽にする対象は本質的な仕事のほう、という整理。「楽をする」と「楽な仕事へ逃げる」を分けるために使った。
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『限りある時間の使い方』オリバー・バークマン氏｜人生はたった4000週間しかない 処理を速くするほど、かえって忙しくなるという逆説から、時間の使い方を問い直す本です。件数を増やすことが目的になっていないかを考え直せます。
『HIDDEN POTENTIAL』アダム・グラント｜「才能がない」と思った人が、なぜ全国大会で優勝できたのか 人が伸びる条件を、生まれ持った才能より学び方の側から描いた本です。難しい仕事から学ぶという話を、成長の視点で読み直せます。